Le Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD) e le Società Sportive Dilettantistiche (SSD) sono soggette a numerosi obblighi amministrativi, fiscali e in materia di sicurezza.
In occasione di un accesso da parte dell’Agenzia delle entrate, della Guardia di Finanza, dell’Ispettorato del Lavoro, dell’ASL o di altri organi di controllo, è fondamentale poter esibire tempestivamente la documentazione richiesta.
Una corretta organizzazione dei documenti consente di agevolare le verifiche e di evitare contestazioni o inutili complicazioni.
Quali sono i documenti da conservare in struttura?
– Dichiarazione del tenutario delle scritture contabili, dalla quale risulti che la documentazione contabile è conservata presso lo studio del Commercialista. Questo documento è particolarmente importante in caso di accesso degli organi verificatori, poiché consente di dimostrare che libri e registri non sono custoditi presso la sede dell’Ente;
– Certificato di iscrizione al Registro Nazionale delle Attività Sportive Dilettantistiche (RASD), attestante la regolare iscrizione dell’Ente;
– Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), ove previsto dalla normativa sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;
– Verbale di nomina del Responsabile Safeguarding, con il quale l’Ente ha provveduto alla designazione della figura incaricata della tutela dei tesserati, in particolare dei minori. È, inoltre, necessario che il nominativo e i recapiti del Responsabile Safeguarding siano esposti in un luogo ben visibile all’interno della struttura, così da consentire a tutti gli utenti di conoscere il referente a cui rivolgersi in caso di necessità;
– Certificati del casellario giudiziale dei collaboratori che svolgono attività a contatto diretto e regolare con minori, come previsto dalla normativa vigente;
– SCIA commerciale, qualora l’Ente svolga attività soggette a Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), unitamente alla ricevuta di presentazione rilasciata dal Comune competente;
– Certificati medici degli utenti, ove richiesti dalla normativa applicabile in relazione all’attività svolta;
– Codice di condotta e Modello organizzativo (ove adottati e secondo gli obblighi dell’organismo affiliante);
– Eventuali numeri di emergenza e planimetrie di evacuazione.
Cosa fare in caso di accesso degli organi verificatori
Qualora gli Organi di controllo effettuino un accesso presso la sede dell’ASD o della SSD, è importante improntare il proprio comportamento alla massima collaborazione, ma anche conoscere i propri diritti.
Il sodalizio ha il diritto di contattare immediatamente il proprio Commercialista e di richiederne l’assistenza durante tutte le operazioni di verifica. La presenza del consulente può agevolare i rapporti con gli organi verificatori, fornire i chiarimenti necessari e garantire una corretta gestione delle richieste documentali.
Per questo motivo, è consigliabile informare tempestivamente il proprio professionista di riferimento non appena ha inizio l’accesso.
Una corretta organizzazione evita problemi
Predisporre preventivamente tutta la documentazione obbligatoria, e mantenerla aggiornata, rappresenta un’attività di prevenzione fondamentale.
Un archivio ordinato e completo consente di affrontare eventuali controlli con maggiore serenità, riducendo il rischio di contestazioni e dimostrando una gestione amministrativa conforme alle disposizioni normative.
Si ricorda che la corretta tenuta della documentazione non costituisce un mero adempimento burocratico, ma rappresenta un elemento essenziale per dimostrare la regolarità dell’attività svolta dall’ASD o dalla SSD.