Per le ASD e SSD i libri sociali rappresentano uno degli strumenti fondamentali per dimostrare che l’ente è gestito in modo corretto, trasparente e coerente con la normativa sportiva e fiscale.
Non si tratta di una semplice formalità burocratica: i libri sono, di fatto, la “memoria ufficiale” della vita dell’associazione o società sportiva. Servono a ricostruire chi è socio, come vengono prese le decisioni e come funziona l’organizzazione interna.
1. ASD
LIBRO SOCI (o elenco degli associati).
Qui vengono riportati tutti i soci effettivi, con le informazioni essenziali quali la data di ingresso e, se necessario, quella di uscita dal sodalizio. Questo registro è importante perché stabilisce chi ha diritto di partecipare alle assemblee e votare le relative delibere.
LIBRO DEI VERBALI DELLE ASSEMBLEE DEI SOCI.
In questo libro si riportano tutte le riunioni assembleari: dalla convocazione fino alle decisioni prese, come l’approvazione del bilancio, le modifiche statutarie o le scelte strategiche. In caso di controlli, questo è uno dei primi documenti che viene esaminato.
LIBRO DEI VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO (o dell’organo amministrativo). Qui vengono annotate le decisioni operative e gestionali: organizzazione delle attività sportive, gestione economica, rapporti con tecnici e collaboratori e tutte le scelte quotidiane che riguardano la vita dell’associazione.
2. SSD
Per le SSD il discorso sui libri sociali è molto simile a quello delle ASD, ma con una differenza importante: trattandosi di una forma societaria, la struttura è più “aziendalizzata” e, quindi, la gestione documentale tende a essere ancora più strutturata e formalizzata.
Anche nelle SSD, infatti, i cosiddetti libri sociali non sono un optional, ma rappresentano lo strumento principale per dimostrare come la società viene amministrata, quali decisioni vengono prese e chi partecipa alla vita sociale.
LIBRO DEI VERBALI DELLE ASSEMBLEE DEI SOCI.
Assume un ruolo centrale, perché documenta tutte le decisioni “strategiche” della società. Qui vengono riportate le assemblee ordinarie e straordinarie: approvazione del bilancio, nomina o revoca degli amministratori, modifiche statutarie e tutte le deliberazioni rilevanti. È il documento che fotografa ufficialmente la volontà dei soci.
LIBRO DEI VERBALI DELL’ORGANO AMMINISTRATIVO (ad esempio consiglio di amministrazione o amministratore unico, a seconda della forma societaria).
In questo libro si annotano tutte le decisioni gestionali e operative: organizzazione dell’attività sportiva, gestione economica, rapporti con tecnici e collaboratori, strategie societarie e scelte quotidiane.
Se previsto dalla struttura societaria o dalla normativa applicabile può essere presente anche il libro dell’organo di controllo o del revisore, ma solo nei casi in cui la SSD superi determinati parametri o abbia un controllo interno obbligatorio.
Con la Riforma dello Sport e il D.lgs. n.36/2021 il ruolo di questi documenti è diventato ancora più centrale, soprattutto in relazione all’iscrizione e alla permanenza nel RASD (Registro delle Attività Sportive Dilettantistiche).
La corretta tenuta dei verbali e la tracciabilità delle decisioni, infatti, sono elementi essenziali per dimostrare la reale natura dilettantistica dell’Ente.
In sintesi, i libri sociali non sono solo un obbligo formale, ma uno strumento che tutela le ASD/SSD stesse, i loro dirigenti e i loro soci, garantendo trasparenza e regolarità nella gestione.