In un’associazione sportiva dilettantistica (ASD) l’assemblea dei soci (associati) rappresenta l’organo principale; quello, cioè, dove nasce e si manifesta la ‘volontà’ dell’ente.
Essa è costituita e funziona secondo regole ben definite, che devono essere contenute nello Statuto associativo.
Il rispetto di queste regole è un aspetto fondamentale della vita associativa, perché garantisce la partecipazione democratica dei soci e la validità delle decisioni adottate.
Di più, tale regolarità costituisce il presupposto per le numerose agevolazioni tributarie previste per le ASD (ed è per questo motivo che uno degli aspetti maggiormente indagati in sede di verifica fiscale è proprio la regolarità della vita associativa e la gestione democratica del rapporto con gli associati).
La regolarità, come sempre, va intesa sia in senso formale che sostanziale.
– Da un punto di vista formale, lo Statuto deve prevedere al suo interno clausole che disciplinino in modo uniforme il rapporto associativo e le modalità associative volte a garantire l’effettività del rapporto medesimo, «…escludendo espressamente la temporaneità della partecipazione alla vita associativa e prevedendo per gli associati o partecipanti maggiori d’età il diritto di voto per l’approvazione e le modificazioni dello statuto e dei regolamenti e per la nomina degli organi direttivi dell’associazione…»
– Da un punto di vista sostanziale, è sufficiente che l’associazione venga gestita come tale e non come un ente di proprietà del Presidente o dei Soci fondatori. Va assicurata la trasparenza (nelle convocazioni e negli argomenti posti all’ordine del giorno), il pieno esercizio del diritto di voto e l’elettorato, sia attivo che passivo.
L’assemblea dei soci deve essere convocata almeno una volta l’anno per l’approvazione del rendiconto economico-finanziario entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
– Per le associazioni che hanno l’esercizio sociale coincidente con l’anno solare (scelta consigliabile), il termine per lo svolgimento dell’assemblea è il 30 aprile.
– Per le associazioni che hanno l’esercizio sociale non coincidente con l’anno solare (è il caso di molti sodalizi che seguono la stagionalità dei campionati sportivi) bisogna prestare attenzione allo slittamento delle scadenze.
La tipologia di esercizio sociale deve essere in dicata nello Statuto.
L’ Assemblea dei soci, può essere ordinaria o straordinaria.
L’assemblea è sempre la stessa; ciò che cambia, a seconda che sia riunita in seduta ordinaria piuttosto che straordinaria, sono i quorum costitutivi e gli argomenti sottoposti alla sua competenza. A titolo di esempio, l’approvazione del rendiconto economico-finanziario è compito dell’assemblea ordinaria, mentre la modifica dello Statuto o lo scioglimento dell’associazione sono compiti dell’assemblea straordinaria.
L’avviso di convocazione deve indicare la denominazione dell’associazione, la tipologia di convocazione (assemblea ordinaria/straordinaria), la data, l’ora e il luogo, sia per la prima che per la seconda convocazione, e l’ordine del giorno.
Durante lo svolgimento dell’assemblea viene redatto un verbale con la data e il luogo della riunione, l’elenco dei presenti e l’esito delle votazioni (delibere) sugli argomenti posti all’ordine del giorno.
Le modalità di convocazione dell’Assemblea devono essere indicate nello Statuto.
Per quanto non espressamente previsto si osservano le disposizioni di legge.
Qual è la modalità migliore da adottare?
Il consiglio è quello di sceglierne una che renda opponibile ai terzi, anche a distanza di anni, il corretto assolvimento dell’unico onere imputabile al CdA: convocare tutti gli aventi diritto e, cioè, tutti i soci regolarmente iscritti nel Libro Soci.
Pertanto, le modalità di convocazione maggiormente adottate dalle ASD (l’avviso nella bacheca della sede sociale o la pubblicazione sul sito internet) non sono consigliabili.
Si ricorda che hanno diritto alla convocazione anche i soci temporaneamente privi del diritto di voto (p.es. i soci morosi).
N.B. una convocazione assente o irregolare può rendere nulle o annullabili le delibere assembleari ex art.23 Cod. civ.
Vademecum per le ASD:
– Verificare che il proprio Statuto sia conforme alla legge;
– Aggiornare costantemente il Libro Soci;
– Seguire le modalità di convocazione previste in Statuto;
– Convocare tutti gli aventi diritto (anche i soci morosi, qualora non ancora decaduti), assicurandosi di poterne fornire prova in caso di eventuale e successiva verifica fiscale;
– Aggiornare costantemente il Libro delle assemblee con i verbali delle riunioni svolte.